OKR là gì ? Hiểu, Thiết lập và Thực thi OKR hiệu quả

Do nội dung ở dưới cũng khá nhiều mục, các bạn có thể chọn phần tiếp theo muốn đọc ở đây cho nhanh nhé:

1. OKR là gì ?

Kiến giải:

OKR (viết tắt của Objectives and Key results) 

  • Là một phương pháp quản trị doanh nghiệp, 
  • Trong đó doanh nghiệp định lượng và tạo ra những Mục tiêu quan trọng (key results) cụ thể 
  • Nhằm hiện thực hóa Mục đích (Objectives) 
  • Trong một thời hạn nhất định (thường là theo quý)
Khái niệm OKR là gì - Thiết lập và Thực thi OKR hiệu quả 2

Ý nghĩa của OKR:

Ý nghĩa của OKR, theo tôi, là hướng cả tập thể, từng cá nhân tới sự tập trung thực thi những mục tiêu quan trọng, tập trung nguồn lực làm những việc có ý nghĩa với các mục tiêu quan trọng.

Theo đó, điểm mấu chốt tạo ra hiệu quả của OKR dựa trên 2 khía cạnh chính là hoạch địnhthực thi.

  • Thực thi cần sự tập trung, dồn sức lực, tài nguyên vào các công việc quan trọng.
  • Hoạch định cần đặt ra những mục tiêu có ý nghĩa, nhưng không lan man. Chỉ cần 1 số chỉ số chính, như vậy đảm bảo việc thực thi giữ được sự tập trung cần thiết.

Lợi ích của OKR:

Tôi đã đọc nhiều bài viết trên Internet về những lợi ích khi sử dụng OKR, tuy nhiên ở đây tôi sẽ chia sẻ cách nhìn nhận của mình:

  • Dễ đo lường và theo dõi trong quá trình thực thi
  • Tăng sự tập trung vào những mục tiêu quan trọng với mục đích
  • Nâng cao hiệu suất công việc (do tập trung vào các công việc quan trọng)
  • Hình thành thói quen “làm những việc quan trọng” trong tổ chức

Lưu ý dành cho bạn đọc: 

Thực ra, nếu dịch sát nghĩa thì Objectives là các Mục tiêu, còn Key results là Các kết quả then chốt / quan trọng.

Tuy nhiên, ở đây tôi cố ý thay đổi 1 chút về mặt từ ngữ. Do đối với tôi, cách gọi, cách định nghĩa thế nào không thực sự quá quan trọng. Cái chính là sau khi hiểu công cụ, chúng ta sẽ ứng dụng nó như thế nào cho hiệu quả.

Thế nên tôi rất cố gắng hạn chế những khái niệm, câu từ quá chi tiết, rườm rà cao siêu, chủ yếu ở đây là để chúng ta hiểu được nguyên lý, cách ứng dụng, và tìm ra câu trả lời cho trường hợp của chính bản thân mình.

Vì vậy, nếu bạn là một người đọc cần độ chính xác cao về học thuật, bạn nên lưu ý điều này để điều chỉnh.

Nội dung bài viết này tôi muốn ưu tiên tập trung vào các yếu tố chính trong sử dụng OKR (thiết lập, thực thi, đánh giá, điều chỉnh). Nếu bạn quan tâm tới nhiều thông tin hơn về OKR, hãy tham khảo thêm tại mục 6.

2. Case Study thực tế thiết lập OKR

Vừa hay từ đầu năm tới hiện tại, tôi đang triển khai 1 công việc kinh doanh mới của mình, có sẵn case study thực tế để đem ra giới thiệu, mổ xẻ cùng các bạn

Công việc kinh doanh này là kinh doanh thương mại, trong đó, tôi nhập sản phẩm vào và tiến hành bán lẻ ra thị trường. 

(Hiện tại chỉ có 1 mình tôi sẽ đảm đương thực hiện tất cả các công việc được liệt kê, do đó 1 số hạng mục công việc được cắt bỏ)

Đầu tiên, tôi lựa chọn khoảng thời gian cho kế hoạch OKR này là trong quý I, năm 2020.

Tôi đặt mục đích (Objective) cho mình ở đây là: “Vận hành ổn định 1 công việc kinh doanh mới”

Để tiếp tục có thể đặt ra các mục tiêu quan trọng (Key Results), tôi cần phải cắt nghĩa cụm từ “Vận hành ổn định”

Nếu dùng 3 tiêu chí để có thể nhận định công việc của mình đã đạt tới “Vận hành ổn định”, tôi sẽ chọn :

  • Có đủ quy trình để vận hành
  • Có hệ thống quản lý dữ liệu, ít nhất là tài chính, bán hàng, kho
  • Mô hình kinh doanh sinh lợi nhuận

OK, vậy tôi sẽ thiết lập các mục tiêu cho mình dựa theo 3 tiêu chí này, tôi sẽ cần các mục tiêu công việc gồm:

  • Hoàn thiện quy trình
  • Hoàn thiện hệ thống quản lý dữ liệu
  • Tổng lợi nhuận Quý I.2020 đạt ngưỡng 200.000.000 (VNĐ)

Như vậy là tôi đã có Mục đích (Objectives) và Mục tiêu quan trọng (Key Results) cho công việc kinh doanh của mình. Tuy nhiên, tôi sẽ không chỉ dừng lại tại đây, vì như vậy chưa thực sự đầy đủ để tôi đánh giá các công việc nào là quan trọng.

Do vậy, tôi cần đánh trọng số (thể hiện mức độ quan trọng) của các mục tiêu so với mục đích đề ra. Quy ước đánh trọng số của tôi thể hiện bằng %, sao cho tổng trọng số của các mục tiêu cộng lại sẽ bằng 100%.

Tôi cho rằng, đối với tôi thì hoàn thiện các quy trình là hạng mục có mức độ quan trọng nhỉnh hơn 2 mục tiêu còn lại 1 chút nên tôi sẽ đặt trọng số cao hơn. Kết quả tôi được 1 bảng đại khái như thế này:

Khái niệm OKR là gì - Thiết lập và Thực thi OKR hiệu quả 3

Tiếp theo, đối với từng mục tiêu đã đặt ra, tôi tiếp tục hoạch định các hạng mục lớn (nhóm công việc) cần làm để thực hiện mục tiêu đó, và đánh trọng số tương ứng.

Sau khi trình bày 1 chút, tôi có bảng như sau (số liệu chỉ mang tính minh họa, dùng để giải thích công thức tính và thể hiện bảng biểu)

Khái niệm OKR là gì - Thiết lập và Thực thi OKR hiệu quả 4

Giải thích cách tính mức độ hoàn thành của các mục tiêu và mục đích:

  • Cột HT * TS được tính bằng công thức: Hoàn thành x Trọng số
  • Mức độ hoàn thành của mục tiêu, sẽ được tính bằng tổng HT * TS của các nhóm công việc thuộc mục tiêu đó.
  • Mức độ hoàn thành của mục đích, được tính bằng tổng HT * TS của các mục tiêu.

Lưu ý: Trong ví dụ của tôi, các nhóm công việc thuộc mục tiêu 1 và 2 là loại công việc được tính bằng hoàn thành hoặc không hoàn thành. Tỉ lệ % hoàn thành sẽ được tính bằng tỉ lệ % hoàn thành các bước trong quy trình thực hiện.

Lưu ý 2: Đối với mục tiêu số 3 (Tổng lợi nhuận quý đạt 200.000.000), Tỉ lệ % hoàn thành = Lợi nhuận thực tế x 100 / 200.000.000 (%).

Tỉ lệ % hoàn thành của mục tiêu này không được tính bằng tổng % hoàn thành của các nhóm công việc cần làm bên dưới.

3. OKR và KPI

OKR và KPI đều là biến thể của phương thức quản trị hiện đại theo mục tiêu MBO. KPI là một công cụ đo lường hiệu suất công việc, khác với OKR là công cụ đánh giá hiệu suất thực hiện mục tiêu.

Nhiều người đặt ra câu hỏi, nên sử dụng OKR hay KPI để quản trị ?

Theo tôi, tại sao lại không phải là sử dụng cả 2 nhỉ. Suy cho cùng, cả 2 đều chỉ là công cụ, chúng ta dùng như thế nào mới là quan trọng.

Đối với các hoạt động công việc của mình, tôi thường dùng cả OKR và KPI (có thể không hợp ý với 1 số bạn đọc, tuy nhiên tôi sẽ chia sẻ cách sử dụng của mình, các bạn nên coi đây như 1 ý kiến tham khảo cho trường hợp của riêng mình)

Tôi sử dụng OKR ở phạm vi chiến lược tổng thể, xác định mục đích và các mục tiêu quan trọng. Từ đó làm cơ sở để hình thành danh sách các công việc cần làm, KPI đóng vai trò đo lường hiệu suất triển khai các công việc quan trọng đó.

4. Đánh giá kết quả sử dụng OKR và hành động tiếp theo

Sau mỗi giai đoạn hoạt động, việc dừng lại để đánh giá kết quả thực hiện là vô cùng quan trọng. Nếu chúng ta đạt kết quả tốt, đó sẽ là động lực to lớn để bước tiếp tới những mục tiêu lớn hơn. Mặt khác, nếu kết quả là chưa tốt, đó chính là cơ hội để nhìn nhận lại, đánh giá lại xem mình có thể cải thiện điều gì và như thế nào.

Đối với OKR, việc đánh giá kết quả thực thi có thể giúp chúng ta nhận thấy 1 số điều:

  • Nếu tất cả các tiêu chí đều đạt, nhưng bạn vẫn chưa cảm thấy mình thực sự hiện thực hóa được mục đích và các mục tiêu, điều đó thể hiện việc hoạch định mục đích, mục tiêu chưa tốt.
  • Nếu cả tập thể đều thực hiện thành công các mục tiêu quan trọng được vạch ra, điều đó có nghĩa đã tới lúc bạn cần nâng cao hơn các kỳ vọng trong kỳ OKR tiếp theo.

Tới đây tôi xin được trích dẫn lời của 1 nhân sự cấp cao tại tập đoàn FPT khi nhận xét về các kết quả OKR đạt được:

“OKR là 1 công cụ, 1 phương pháp, bản thân nó không tạo nên điều kỳ diệu nào cả. Điều mang tới sự kỳ diệu của OKR, chính là thành quả của sự nỗ lực, tập trung tất cả nguồn lực, tinh hoa của từng cá nhân, tập thể, đều hướng tới tạo ra những kết quả có ý nghĩa.”

Dù sau khi đánh giá kết quả OKR, bạn có kết luận như thế nào và quyết định thay đổi điều gì, thì xin hãy lưu ý rằng: OKR là 1 công cụ, chúng ta thông qua đó để giúp cả đội ngũ luôn tập trung làm điều có nghĩa.

Khái niệm OKR là gì - Thiết lập và Thực thi OKR hiệu quả 1

5. Lưu ý khi thiết lập và hoạt động theo OKR

Nên đặt các mục tiêu kỳ vọng cao hơn so với khả năng thực thi.

Khi đặt mục tiêu kỳ vọng cao lên, sẽ kích thích sự nỗ lực, sáng tạo, để có thể đạt được 1 kết quả tốt hơn. Điều này rất tốt, rất hữu ích để chúng ta xây dựng cho tổ chức của mình thói quen làm việc năng động, tập trung hướng tới mục tiêu.

Nên chốt và không thay đổi các mục tiêu đặt ra trong 1 giai đoạn. 

Tôi đã từng gặp trường hợp, sau khi đặt mục tiêu cho nhân viên, thấy nhân viên đạt vượt mục tiêu quá nhanh, ngay lập tức sau vài tuần, mục tiêu đã bị thay đổi thành 1 mục tiêu mới. 

Việc này giống như tạo ra 1 con đường “đi không bao giờ tới” dành cho nhân viên, sẽ rất nhanh chóng làm họ cảm thấy chán nản.

Mặt khác, nếu nhân viên hoàn thành vượt mức kế hoạch, nên có sự tưởng thưởng xứng đáng. Điều này sẽ giúp tinh thần cũng như niềm tin của nhân viên với tổ chức được nâng cao lên.

Nên thường xuyên đánh giá công việc mình sắp làm có phục vụ các mục tiêu đã đề ra hay không

Số lượng mục tiêu tương ứng với 1 mục đích không nên thiết lập quá nhiều, tối đa chỉ nên có 3 mục tiêu. 

Việc này giúp cho các hoạt động thực thi được tập trung, tránh lan man.

Toàn bộ các thiết lập OKR nên được công khai minh bạch trong toàn công ty, đơn vị triển khai, liên tục cập nhật tiến độ thay đổi. 

Đó sẽ là công cụ hữu ích để xây dựng thói quen làm việc trong đội ngũ, cũng như nâng cao tinh thần làm việc của nhân sự.

Khi triển khai OKR, chúng ta sẽ ám thị những mục đích (ở giai đoạn hiện tại), và các mục tiêu quan trọng với mục đích đó, vào tất cả mọi thành viên trong đội ngũ, để cùng hướng tới các mục tiêu, mục đích chung.

OKR sẽ trở thành căn cứ, là cơ sở để chúng ta đánh giá đâu là các công việc có ý nghĩa đối với mục tiêu cần đạt được.

Việc tập trung thực hiện các công việc có ý nghĩa, tập trung nguồn lực hoạt động để thực hiện các mục tiêu quan trọng, chính là “chìa khóa” để đi tới đạt được mục đích đề ra.

6. 1 vài thông tin giới thiệu thêm về OKR

Mô hình OKR do Andy Grove – cựu CEO Intel – đặt nền tảng. Mục tiêu (O) đơn giản là những gì chúng ta muốn đạt được, không hơn không kém. Nó phải có ý nghĩa, rõ ràng, theo hướng hành động được và lý tưởng nhất là tạo cảm giác muốn đạt được. Kết quả then chốt (KRs) sẽ đánh dấu và giám sát cách chúng ta đi đến những mục tiêu đó như thế nào. Những kết quả hữu hiệu phải thể hiện được một cách rõ ràng và có khống chế thời gian, phải có tính công kích nhưng vẫn đảm bảo tính hiện thực

John Doerr, với kinh nghiệm thực tiễn tại những doanh nghiệp hàng đầu tại Silicon Valley đã mang đến cho chúng ta một cuốn sách “must-read” trong năm 2018: Cuốn “Measure What Matters” (Làm điều quan trọng). Những câu chuyện thực tiễn sống động được kể lại bởi chính những người triển khai thành công OKR tại những công ty “thay đổi cả thế giới” như Larry Page, Sunder Pichai (Google) hay Susan Wojcicki (CEO Youtube)… thực sự mang lại sự thuyết phục lớn lao. OKR gần gũi trong các tình huống thực tế, dù thành công hay thất bại thì đều nổi bật lên được vai trò các yếu tố bản chất của OKR: Sự tập trung và cam kết với những ưu tiên hàng đầu; Sắp xếp và kết nối công việc nhóm; Theo dõi và tinh thần trách nhiệm; Mở rộng quy mô để bứt phá.Trong phần 2 của cuốn sách, cùng với OKR, John Doerr đề cập đến CFR (Conversations – Feeback – Recognition, tạm dịch: trao đổi, phản hồi, công nhận) như một “cặp đôi hoàn hảo” trong quản trị doanh nghiệp. CFR là công cụ quản trị nhân sự, cùng với OKR trở thành cách thức quản lý công việc liên tục, thúc đẩy OKR không đi chệch đường băng, hướng đến cái đích của tổ chức: đánh giá cái gì là quan trọng. OKR và CFR khi ấy không chỉ có ý nghĩa với các con số lạnh lùng về tăng trưởng hay lợi nhuận, nó còn mang ý nghĩa rất con người.