5W1H là gì ? Cách áp dụng hiệu quả trong học tập, đời sống, công việc

Do nội dung ở dưới cũng khá nhiều mục, các bạn có thể chọn phần tiếp theo muốn đọc ở đây cho nhanh nhé:

1. 5W1H là gì ?

5W1H là viết tắt của 6 câu hỏi trong tiếng Anh, bao gồm: 

  • What (đây là cái gì, vấn đề gì …)
  • Why (tại sao vấn đề nó lại xảy ra, tại sao việc này quan trọng …)
  • Who (việc này do ai làm, ai yêu cầu, làm cho ai, ảnh hưởng tới ai, ai có thể giúp được …)
  • When (khi nào việc này xảy ra, khi nào cần hoàn thành, được giao khi nào …)
  • Where (việc này (sẽ) xảy ra ở đâu …)
  • How (từng bước việc này (sẽ) xảy ra như thế nào, lượng hóa cụ thể mục tiêu là bao nhiêu, cần bao nhiêu tiền / tài nguyên …)
5W1H là gì ? Cách áp dụng hiệu quả trong học tập, đời sống, công việc

5W1H nên được hiểu là 1 kỹ năng tư duy, kỹ năng đặt câu hỏi

Lợi ích của việc sử dụng 5W1H đối với 1 vấn đề, khía cạnh nào đó, là mình chi tiết hóa các khía cạnh của việc đó ra, giúp chúng ta hiểu rõ vấn đề hơn, tư duy, nhận định, quyết định tốt hơn.

Để rèn luyện sử dụng 5W1H hiệu quả, tôi khuyến khích bạn nên xác định mục tiêu của việc triển khai 5W1H trước khi làm 

  • Bạn muốn đánh giá 1 vấn đề là đúng hay sai ? 
  • Bạn muốn ra 1 quyết định ? 
  • Bạn muốn tìm ra điểm chưa hợp lý ? 
  • Hay đơn giản là bạn chỉ cần hiểu vấn đề này thôi ?

Việc xác định được mục tiêu mình cần, sẽ giúp mình đặt đúng và đủ câu hỏi.

Không phải tất cả tình huống mình đều phải đặt ra cả 6 câu hỏi trên, hãy đặt và tìm cách trả lời những câu hỏi có giá trị nhất.

Trước khi viết bài chia sẻ này, tôi đã đọc tham khảo 1 số bài viết khác trên Internet về 5W1H và cảm thấy rất không hài lòng với nội dung các tác giả kiến giải

Vì họ nói về nó quá phiến diện, phạm vi quá hẹp trong lĩnh vực làm việc của các website đó.

Theo tôi, chính vì là 1 kỹ năng tư duy, do đó 5W1H có thể được áp dụng với mọi khía cạnh trong cuộc sống như học tập, giao tiếp, thuyết trình, lập kế hoạch kinh doanh / hoạt động, bán hàng, marketing, thiết kế …

2. 5W1H trong học tập

Còn nhớ ngày xưa đi học, thầy cô, bố mẹ luôn cố gắng giúp chúng ta hình thành thói quen đặt câu hỏi

Tôi vẫn còn nhớ, mọi người thường hay nói: “Phải luôn suy nghĩ xem tại sao cái này lại thế này, cái kia hoạt động như thế nào  …..”

Thực lòng mà nói, ngày còn bé tôi chẳng để tâm mấy cái vụ đặt câu hỏi này lắm, cái vấn đề nào tôi tò mò, tôi sẽ tự muốn tìm hiểu.

Well…

Cho tới mãi sau này, bước chân vào đời, đi làm, xây dựng công việc kinh doanh riêng, tôi mới thực sự thấm thía giá trị của việc đặt câu hỏi chi tiết cho vấn đề.

  • Thời còn trực tiếp làm truyền thông, 5W1H đã từng giúp tôi xây dựng nội dung quảng cáo tốt hơn
  • Khi làm công việc quản lý, việc thành thạo 5W1H giúp tôi nhanh chóng nhìn ra vấn đề của bất cứ thứ linh tinh gì mà các em gửi lên cho tôi (bản kế hoạch triển khai, báo cáo …)
  • 5W1H giúp tôi bóc tách vấn đề nhanh hơn, nhìn ra điểm trọng yếu trong cả 1 tình huống.
  • … và rất nhiều lần khác, cái kỹ năng 5W1H này giúp tôi khơi thông vấn đề, đưa ra giải pháp

Tuy nhiên, bên cạnh 1 loạt sự thần thánh tuyệt vời ấy, 5W1H cũng từng gây ra 1 số vấn đề cho tôi

Khi mà tôi còn đang chật vật cố gắng đưa 5W1H trở thành thói quen của bản thân, có 1 đợt nghe người khác nói vấn đề gì mà chung chung, tôi cũng đều vặn vẹo hỏi đủ thứ. Giờ nghĩ lại thấy mình ở giai đoạn đó cũng khá là gây khó chịu, đáng ghét chút.

Hầu như trong các tình huống học tập, giáo viên đang quá tập trung vào mục tiêu kiến giải đó là cái gì (What) và hoạt động thế nào (How).

Nhìn chung thì tập trung vào 2 câu hỏi này cũng khá là trọng tâm, chỉ là sau 20 năm kinh nghiệm ngồi trên ghế nhà trường / giảng đường, tôi cũng tương đối mù mờ về việc tại sao (Why) tôi cần nhớ và hiểu rõ mấy cái thứ kiến thức này (cho tới khi công việc của tôi thực sự đụng tới những kiến thức đó. 

Tôi từng nhiều lần nghĩ là, có lẽ giáo viên / giảng viên nên cân nhắc lại cách mình đang truyền đạt mục đích, lợi ích của những kiến thức đó cho người học của mình.

3. 5W1H trong giao tiếp

Khi rèn luyện được tư duy 5W1H thành thục, trong quá trình giao tiếp, nói chuyện, chúng ta sẽ nắm bắt thông tin nhanh, chính xác và hiệu quả hơn rất nhiều.

Nguyên nhân là khi đó, chúng ta tiếp cận cuộc trao đổi với hình dung rất rõ ràng trong đầu về mục tiêu chính của cuộc nói chuyện và các khía cạnh liên quan tới nó.

Việc này giúp chúng ta nhanh chóng lọc bỏ các thông tin không cần thiết, đánh giá được thông tin sai lệch, hay nhìn ra những vấn đề chưa rõ ràng để đặt câu hỏi phù hợp, thông minh.

Đôi khi, đặt ra 1 câu hỏi thông minh, trọng điểm trong 1 cuộc nói chuyện, sẽ khiến đối phương thay đổi hoàn toàn cách nhìn nhận về chúng ta.

Rèn luyện 5W1H trong giao tiếp đòi hỏi chúng ta cần tập quen với việc khoanh vùng phạm vi trao đổi, và luôn định vị rõ ràng các khía cạnh liên quan tới cuộc nói chuyện.

4. 5W1H trong thuyết trình

Thuyết trình trước 1 nhóm người, hay 1 đám đông là một thử thách khá đáng sợ với nhiều bạn.

1 trong những nguyên nhân quan trọng nhất dẫn tới việc bạn thuyết trình không tốt là thiếu tự tin. Và theo tôi, tự tin ở đây trước hết là tự tin vào kiến thức, vào việc hiểu rõ những điều mình định nói, sau đó mới tới các yếu tố kỹ năng mềm trước đám đông.

Để hình thành sự tự tin, sự thấu hiểu những điều mình định nói, 1 trong các phương pháp mà các bạn có thể ứng dụng với bản thân, chính là sử dụng kỹ thuật đặt câu hỏi 5W1H, công cụ này rất hữu ích khi chúng ta cần hiểu rõ vấn đề mình muốn trình bày.

1 số câu hỏi ví dụ:

  • Đầu tiên, nội dung tổng thể phần nói của bạn là gì ?
  • Tại sao nội dung này lại quan trọng với những người đang nghe bạn trình bày ?
  • Phần nội dung quan trọng nhất là gì ?
  • Đặc điểm nào của nhóm người nghe có liên quan tới việc ứng dụng những điều bạn đang trình bày ?
  • Bạn muốn tạo ra bao nhiêu điểm nhấn (nổi bật) trong nội dung trình bày của mình ?
  • Bạn kết nối những điểm nhấn đó với nhóm người nghe như thế nào ?
  • Ý tưởng thể hiện điểm nhấn đó như thế nào ? Khi nào ? Ở đâu (phần nào trong bài nói) ?

5. 5W1H trong lập kế hoạch

Theo các tìm hiểu, nghiên cứu của mình trước khi viết nội dung này, thì hầu hết mọi người quan tâm tới 5W1H trong lập bản kế hoạch hoặc triển khai Marketing.

Tuy nhiên trình tự trình bày của mình có sự logic lần lượt từ phát triển bản thân (học tập), tới kỹ năng mềm (giao tiếp, thuyết trình), rồi mới viết tới những ứng dụng thực tế trong công việc (lập và trình bày kế hoạch, bán hàng, marketing, thiết kế …)

Thông thường, lập 1 bản kế hoạch sẽ có 3 ý nghĩa chính:

  • Để bản thân nhìn thấy tổng quan toàn bộ khía cạnh của kế hoạch
  • Để trong quá trình triển khai, mình luôn biết mình cần làm gì tiếp, và khi xuất hiện các hoạt động đi lệch với kế hoạch, chúng ta có thể điều chỉnh phù hợp
  • Để trình bày với người khác.

Triển khai lập chi tiết một bản kế hoạch thực hiện là 1 điều mình cho là rất khó và quan trọng.

Công việc này đòi hỏi chúng ta cần phải rất hiểu mình sẽ cần làm gì trong suốt quá trình, cũng như kinh nghiệm để đánh giá các vấn đề (một kế hoạch đầy đủ và thuyết phục nên có các phương án cho các tình huống xấu có thể xảy ra), ước lượng các con số liên quan (về các mục tiêu, về chi phí …)

1 số ví dụ:

  • Mục đích tổng thể và các mục tiêu chi tiết mong muốn đạt được sau kế hoạch là gì ?
  • Các mục tiêu đó có khả thi không ?
  • Phương án thực hiện để đạt được các mục tiêu đó là gì ?
  • Kế hoạch thực hiện các phương án đó như thế nào ?
  • Liên quan đến ai ? Cần ai hỗ trợ ? Hỗ trợ như thế nào ?
  • Thời gian cụ thể cho các milestones, deadline là bao giờ ?
  • Kế hoạch thực hiện ở đâu ?
  • Những rủi ro có thể phát sinh là gì ? 
  • Tại sao phát sinh những rủi ro đó ?
  • Kế hoạch khắc phục các nguyên nhân, giảm thiểu rủi ro là gì ? Kế hoạch ứng phó khi xảy ra rủi ro là gì ?
  • Chi phí hết bao nhiêu ? Bao giờ cần giải ngân ?
  • Trình tự xử lý các thủ tục giấy tờ liên quan như thế nào ?

Thông thường, khi chúng ta càng làm chi tiết 1 khía cạnh của kế hoạch, thì lại càng thấy nhiều góc độ cần phân tích sâu hơn.

Tùy vào trường hợp cụ thể của bạn, có thể tiếp tục mindmap để phát triển sâu hơn các khía cạnh trong bản kế hoạch, trên đây tôi chỉ đưa ra 1 số câu hỏi ví dụ gợi ý, để bạn có thể nhanh chóng bắt đầu xây dựng bản kế hoạch cho riêng mình.

Khi cần ứng dụng 5W1H trong  trình bày bản kế hoạch với người khác, bạn xem qua lại nội dung trên mục 4 nhé.

6. 5W1H trong bán hàng

Như có chia sẻ ở trên, 5W1H trong bán hàng là một trong các ứng dụng thực tế kỹ thuật 5W1H trong công việc, cụ thể ở đây là bán hàng.

Việc tư duy 5W1H thật chi tiết về sản phẩm, về chiến thuật tiếp cận, chào hàng có thể giúp bạn xây dựng cho mình 1 kế hoạch, kịch bản chi tiết cho quá trình bán hàng của bạn.

Người ta vẫn thường nói “Bán hàng quan trọng nhất là hiểu sản phẩm”, và để hiểu sản phẩm, trả lời 5W1H là 1 bước quan trọng, nhanh và hiệu quả.

1 số câu hỏi ví dụ về kịch bản chào hàng:

  • Sản phẩm của tôi là gì ?
  • Đối tượng chào hàng của tôi là ai ?
  • Họ gặp vấn đề gì mà sản phẩm của tôi có thể giúp họ ? (khách hàng được gì)
  • Sản phẩm của tôi giúp họ như thế nào ?
  • Họ cần phải bỏ ra bao nhiêu tiền ? thanh toán như thế nào ? (khách hàng mất gì)
  • Tại sao họ nên ra quyết định về việc mua hàng ngay, và đặt hàng với bạn ?

Để xây dựng kế hoạch bán hàng nói chung, bạn tham khảo thêm mục 5 nhé.

7. 5W1H trong Marketing

Marketing là 1 trong những khái niệm mà cá nhân tôi cho là rất rộng và hầu hết mọi người đang hiểu chưa đầy đủ về nó.

Có những người vẫn đang quy chụp Marketing cùng truyền thông là một, có những người vẫn đang nói rằng Sale cùng Marketing là muôn đời xung đột …

Tuy nhiên, trong phạm vi bài viết này, tôi sẽ chỉ đề cập tới khía cạnh ứng dụng 5W1H cho hoạt động Marketing.

Thông thường, mọi người làm Marketing có 4 nguyên nhân chính mà ở đó 5W1H tạo ra sự ảnh hưởng rõ rệt:

  • Nghiên cứu, tìm hiểu thông tin (về sản phẩm, về khách hàng, về thị trường, …)
  • Xây dựng kế hoạch triển khai
  • Truyền thông bán hàng
  • Truyền thông thương hiệu

Với mục tiêu nghiên cứu, tìm hiểu thông tin, bạn có thể xem lại mục 2 và tham khảo 1 số câu hỏi ví dụ dưới đây:

  • Sản phẩm của bạn là gì ? 
  • Sản phẩm của bạn có giải quyết một nhu cầu nào đó của thị trường không ?
  • Trên thị trường đã có giải pháp nào cùng giải quyết nhu cầu đó của thị trường chưa ?
  • Sản phẩm của đối thủ hoạt động như thế nào ?
  • Khách hàng của bạn là ai ? 
  • Khách hàng của bạn gặp vấn đề gì mà sản phẩm của bạn có thể giúp họ ?
  • Sản phẩm của bạn giúp họ như thế nào ?
  • Sản phẩm của bạn có hơn gì so với sản phẩm của đối thủ ?
  • Sự khác biệt, vượt trội đó có ý nghĩa với khách hàng không ?
  • Khách hàng có sẵn sàng trả tiền cho sản phẩm của bạn không ?
  • Họ chấp nhận mức giá nào cho sản phẩm của bạn ?
  • Khách hàng của bạn thường xuyên xuất hiện ở đâu ?

Với mục tiêu xây dựng kế hoạch và truyền thông, bạn xem lại mục 5, 6 nhé, kết hợp cùng những đáp án đã được trả lời ở những câu hỏi trên đây để mở rộng nội dung.

8. 5W1H trong thiết kế

Công việc thiết kế, theo cách nghĩ của tôi, cũng là 1 dạng hoạt động truyền thông, nhưng đặc biệt hơn 1 chút.

Thiết kế là phương thức mà qua đó, người thiết kế thể hiện tâm hồn, cá tính, cách suy nghĩ của bản thân, truyền tải chúng tới người xem.

Những hoạt động thiết kế cho 1 thương hiệu, 1 đơn vị nào đó, thì sẽ không phải là thể hiện “cái tôi” của bản thân, mà là thể hiện “cái tôi” của thương hiệu, của đơn vị đó. 

Hay nói cách khác, thiết kế như vậy là phục vụ mục tiêu truyền thông bán hàng, hoặc truyền thông thương hiệu của đơn vị.

Chính vì thế, người thiết kế khi tạo ra sản phẩm của mình, rất cần phải lưu tâm tới các yếu tố về sản phẩm, về thông điệp, về yêu cầu của phía Marketing.

Các câu hỏi cho việc ứng dụng 5W1H trong thiết kế cũng sẽ tương tự mục 4, 5 và mục 7 ở trên, cụ thể ví dụ như:

  • Thông điệp của bạn là gì ?
  • Đối tượng xem thiết kế này của bạn là ai ?
  • Nội dung tổng thể của bạn là gì ?
  • Phần nội dung quan trọng nhất là gì ?
  • Bạn muốn tạo ra bao nhiêu điểm nhấn (nổi bật) trong trình bày nội dung của mình ?
  • Ý tưởng thể hiện điểm nhấn đó như thế nào ? Ở đâu ?
  • Lên kế hoạch triển khai từng phần chi tiết như thế nào ?
  • Timeline xử lý từng phần trong thiết kế của bạn thế nào ?
  • Phần công việc nào được ưu tiên làm trước ?
  • Bao giờ bạn sản xuất xong thành phẩm ?
  • Bạn có cần ai hỗ trợ không ? Bạn cần họ hỗ trợ như thế nào ?

Trên đây, tôi đã giới thiệu với các bạn về 5W1H, 1 phương pháp tư duy (theo quan điểm của tôi) thực sự hữu ích, giúp chúng ta chi tiết hóa, hiểu sâu các khía cạnh của 1 vấn đề, sự vật, sự việc.

Không chỉ vậy, 5W1H còn được ứng dụng rất nhiều trong cuộc sống từ phát triển bản thân (học tập), tới kỹ năng mềm (giao tiếp, thuyết trình), rồi mới viết tới những ứng dụng thực tế trong công việc (lập và trình bày kế hoạch, bán hàng, marketing, thiết kế …).

Thanks !